دعوت‌نامه‌های آنلاین کار شما را ساده‌تر کرده‌اند زیرا تنها با یک کلیک می‌توانید لیست مهمانان را دسته‌بندی کرده و دعوت‌نامه‌ها را فقط برای یک سری از افراد ارسال کنید. علاوه بر آن می‌توانید این لیست را به سامانه مدیریت و پذیرش آنلاین مهمان نیز وصل کنید. ایمیل یکی از انواع دعوتنامه های آنلاین است که می‌توانید برای دعوت افراد به همایش از آن استفاده کنید. ترنج نت در این مقاله قصد دارد راهکارهایی که موجب جذابیت بیشتر ایمیل دعوتنامه همایش می‌شود را شرح دهد.
دعوت نامه‌های آنلاین چگونه کار می‌کنند؟
ایمیل دعوتنامه همایش یکی از انواع دعوتنامه های آنلاین است که برای موفقیت در آن باید به ۳ نکته اساسی توجه کنید. اولین مورد پلتفرمی است که برای ارسال ایمیل از آن استفاده می‌کنید، مورد بعدی لیست مهمانانی است که می‌خواهید آن‌ها را دعوت کنید و مورد سوم طراحی ایمیل دعوت نامه همایش است. در ادامه نکاتی که می‌بایست برای هر کدام رعایت کنید را توضیح می‌دهیم.
1) پلتفرم ارسال ایمیل
برای ارسال ایمیل دعوتنامه همایش می‌توانید از سامانه‌های ارسال ایمیل انبوه کمک بگیرید. برای این کار نیاز نیست از پلتفرم‌های بسیار پیشرفته استفاده کنید اما هر سامانه‌ای که انتخاب می‌کنید باید یک سری ویژگی منحصربه‌فرد داشته باشد تا در موفقیت کمپین شما تأثیر بگذارد.
سامانه ایمیل مارکتینگ ترنج نت یکی از بهترین‌ها برای ارسال آنلاین ایمیل دعوتنامه همایش است. در زیر امکاناتی که پلتفرم انتخابی شما می‌بایست دارا باشد را شرح می‌دهیم.
سامانه تخصصی انتخاب نکنید.
برخی از ابزارهای موجود در پلتفرم‌ها هدف کلی دارند و برخی دیگر فقط برای مخاطبان متخصص مانند مشاغل تجارت الکترونیک ساخته می‌شوند. انتخاب یک سامانه تخصصی برای هدف خاص، به جمع‌آوری مجموعه ویژگی‌هایی کمک می‌کند که به کار شما نمی‌آیند.
امکانات طراحی کاربر پسندی داشته باشد.
سامانه‌ای را انتخاب کنید که کاربرپسند باشد تا به‌سادگی بتوانید از امکانات آن برای طراحی ایمیل دعوتنامه همایش استفاده کنید. سامانه‌هایی که پیچیده‌اند و آموزش آن‌ها زمان‌بر است فقط کار شما را سخت‌تر می‌کنند.
پشتیبانی فعال و آنلاین داشته باشد.
بالاخره هر سامانه ای ممکن است در زمان هایی دچار مشکل شده و نیاز به پشتیبانی داشته باشد. بهتر است شرکتی را انتخاب کنید که تیمی دلسوز و پیگیر دارد تا هر زمان که مشکلی پیش آمد خیالتان از بابت رفع آن راحت باشد.
2) لیست مهمانان همایش
متنی که برای هر مهمان می‌فرستید بر اساس جایگاه و اطلاعاتی که از او دارید می‌تواند متغیر باشد. بهتر است از لیستی که اطلاعات واقعی، دقیق و به‌روز دارد استفاده کنید تا درصد موفقیت شما بالاتر رود.
پیش از ارسال ایمیل دعوتنامه همایش مطمئن شوید که داده‌های شما به‌روز است و اطلاعات قدیمی از توی آن‌ها حذف شده است.
3) طراحی ایمیل همایش
طراحی ایمیل دعوتنامه همایش بسیار مهم است زیرا اولین و اصلی‌ترین نقطه ایست که می‌توانید روی مهمانتان تأثیر بگذارید. با توجه به نقش مهمی که طراحی می‌تواند روی موفقیت شما داشته باشد بهتر است درصورتی‌که تخصص کافی در این زمینه ندارید، از یک طراح کمک بگیرید.
چگونه می توان یک ایمیل جذاب طراحی کرد؟
در نگاه اول شاید طراحی ایمیل دعوتنامه همایش کار پیچیده‌ای به نظر برسد اما خوب است بدانید که به جای اعمال طرح‌های خیلی پیچیده بهتر است ایمیل دعوتنامه همایش را ساده طراحی کنید و سعی کنید تمرکز خود را روی پاسخ به نیازهای اساسی مخاطب بگذارید.
برای یک طراحی هوشمندانه خوب است که خود را به جای مخاطب بگذارید و از نگاه او ایمیل طراحی‌شده را بررسی کنید. با قرار دادن اطلاعات زیاد و لینک‌های متعدد در ایمیل فقط کاربر را گیج خواهید کرد. سعی کنید مهم‌ترین لینک خود را که صفحه ثبت نام همایش است به‌صورت به ولد شده و با رنگی متفاوت در جای مناسبی از ایمیل قرار دهید.
در زیر با بررسی ۲ نسخه متفاوت از یک دعوتنامه، نکاتی که می‌بایست حین طراحی بررسی کنید را به‌طور کامل شرح خواهیم داد. نسخه سمت راست نمونه درست و بهینه‌شده دعوتنامه می‌باشد.
1) اجازه دهید تصاویر دیده شوند.
درصورتی‌که از تصویری با کیفیت و مرتبط با متن ایمیل استفاده می‌کنید، اجازه دهید تصویر دیده شود و مخاطب روی آن تأمل کند. البته باید حواستان به کیفیت عکس نیز باشد، انتخاب عکس با کیفیت خیلی بالا باعث بالا رفتن حجم ایمیل، زمان بارگیری طولانی و سرعت ارسال پایین‌تر می‌شود و انتخاب عکس بی کیفیت موجب پایین آمدن تأثیر عکس روی مخاطب خواهد شد.
2) متن ایمیل دعوتنامه همایش را در اندازه‌ها و با فونت‌های مختلف بنویسید.
یکی از اصلی‌ترین تفاوت‌های دو ایمیل بالا در نوع نگارش متن آن‌ها است. اطلاعاتی مهم و کوتاه مانند نام رویداد، تاریخ، زمان و مکان برگزاری را می‌توانید با فونت درشت و به ولد شده بنویسید. لازم نیست همه جزئیات همایش را در متن ایمیل بیاورید، انتخاب اطلاعات مهم و کوتاه نویسی اصلی‌ترین علل موفقیت در طراحی ایمیل است زیرا مخاطب باید تمام اطلاعات موردنیاز را تنها با یک نگاه از ایمیل شما دریافت کند.
3) هدف اصلی از ارسال ایمیل را در جلوی چشم مخاطب قرار دهید.
هدف شما از ارسال ایمیل دعوتنامه همایش ترغیب افراد برای شرکت در همایش است. هنگام طراحی این ایمیل سعی کنید لینک ثبت‌نام را در جلوی چشم مخاطب قرار دهید. اقدامات ثانویه مانند بازدید از وب‌سایت شرکت‌هایی که اسپانسر شما هستند و یا لینک دهی به شبکه‌های اجتماعی همایش را بهتر است در ایمیل بعدی خود قرار دهید. شما باید ۱۰۰ درصد توجه مخاطب را روی ثبت‌نام در این همایش متمرکز کنید.
4) از یک رنگ ثابت استفاده کنید.
استفاده از یک پالت تک‌رنگ در فضای ساده و سفید ایمیل می‌تواند تأثیرگذاری زیادی داشته باشد. هنگامی‌که می‌خواهید توجه کاربر را به یک نکته اساسی جلب کنید می‌توانید از یک دکمه بزرگ و پررنگ استفاده کنید.
بهتر است ایمیل خود را به گونه‌ای طراحی کنید که بتوانید برای ایمیل‌های بعدی نیز از آن الگوبرداری کنید، تناسب رنگ و نوع متن ایمیل‌های ارسالی از طرف شما در کل طول همایش باید ثابت باشد.
متن ایمیل دعوتنامه همایش باید چگونه باشد؟
پس از طراحی بصری ایمیل نوبت به نوشتن متن‌های آن می‌رسد. هنگام طراحی ایمیل انتخاب هوشمندانه متن دعوتنامه همایش و موضوع آن بسیار مهم است. مهم‌ترین نکته‌ای که روی نرخ باز کردن ایمیل توسط مخاطبین مؤثر است، موضوع ایمیل است. با انتخاب موضوعی جذاب و متفاوت می‌توانید کاربر را ترغیب کنید که روی ایمیل شما کلیک کرده و آن را باز کند. در زیر به تعدادی از روش‌هایی که می‌توانند باعث بالا رفتن نرخ کلیک ایمیل دعوتنامه همایش شما شوند اشاره خواهیم کرد.
• در موضوع ایمیل دقیقاً مشخص کنید که دلیل ارسال این ایمیل، دعوت از مخاطب برای شرکت در همایش است. به‌طور مثال می‌توانید از جمله‌ای مانند "شما دعوت شده‌اید!" برای جذابیت بیشتر موضوع استفاده کنید.
• موضوع را جذاب و کوتاه انتخاب کنید و از زیاده‌گویی بپرهیزید. پس از انتخاب موضوع ایمیل، نمونه طراحی‌شده را در موبایل و سایر دستگاه‌های هوشمند نیز مشاهده کنید تا مطمئن شوید که طول موضوع آن‌قدر زیاد نیست که در بعضی دستگاه‌ها به خوبی دیده نشود.
• با شخصی‌سازی موضوع ایمیل احتمال کلیک مخاطب بر روی آن را بالا ببرید. اگر مخاطب متوجه شود که شما برای سفارشی‌سازی ایمیل او زمان گذاشته‌اید، بیشتر ترغیب می‌شود که ایمیل شما را باز کند.
• از جملات تحریک‌پذیر استفاده کنید. جملاتی مانند "آخرین فرصت را از دست ندهید" به‌شدت روی مخاطب تأثیر گذار است زیرا افراد دوست ندارند در جمعی غایب باشند یا ترس از دست دادن (FOMO) موقعیتی منحصربه‌فرد آن‌ها را ترغیب می‌کند که ایمیل شما را باز کنند.
هنگام نوشتن متن دعوتنامه همایش از ابتدای ایمیل سعی کنید این حس را در مخاطب ایجاد کنید که این ایمیل به‌طور اختصاصی فقط برای او طراحی شده است، قرار دادن نام کاربر در موضوع ایمیل، ساده‌ترین راه برای ایجاد این حس در اوست. همچنین با استفاده از داده‌هایی که از مهمانان خود دارید، ایمیل دعوتنامه همایش را جوری طراحی کنید که متناسب با علایق مهمانان باشد.
چگونه مطمئن شویم که مهمانان همایش ایمیل شما را دریافت کرده اند؟
پس از اتمام کار طراحی ایمیل دعوتنامه همایش زمان ارسال آن فرامی‌رسد. مسئله مهمی که در این مرحله باید به آن توجه داشته باشید این است که آیا مهمانان ایمیل شما را دریافت کرده‌اند یا خیر؟ برای اینکه فرآیند ارسال نیز در بهترین حالت انجام شود بهتر است به ۵ نکته زیر توجه داشته باشید:
1) یکی از ابتدایی‌ترین کارهایی که پیش از ارسال ایمیل باید انجام دهید، انتخاب لیست ایمیلی مناسب است. مطمئن شوید که لیست ایمیلی شما شامل افرادی است که به موضوع همایش علاقه دارند و یا در حیطه کاری شما فعالیت می‌کنند. یکی از بهترین راه‌های ساخت لیست ایمیل مهمانان همایش، کمک گرفتن از اطلاعات شرکت‌کنندگان همایش قبلی است.
2) اگر از صحت اطلاعات موجود در لیست ایمیلتان مطمئن نیستید، برای تعدادی از افراد آن لیست ایمیل ارسال کنید و با کمک ابزارهای سامانه ایمیل مارکتینگ بررسی کنید که چه تعدادی از کاربران ایمیل شما را باز کرده اند. اگر تعداد این افراد بسیار پایین است بهتر است در درستی اطلاعات موجود در این لیست شک کرده و برای سایر افراد موجود در این لیست، ایمیل ارسال نکنید.
3) شخصی‌سازی موضوع ایمیل و نوع طراحی آن نقش به سزایی در باز کردن و کلیک بر روی لینک‌های درون ایمیل دارد. با ایجاد لیست‌هایی از مهمانان خاصتان می‌توانید ایمیل‌هایی با طراحی و متن خاص برای جلب نظر این گروه‌ها ارسال کنید.
4) لیست خود را مرتباً مرور کنید، بسیاری از اوقات یک غلط املایی هنگام وارد کردن ایمیل کاربر موجب می‌شود تا شما یک مهمان خاص را از دست بدهید. برای چک کردن درستی دامنه‌های لیست ایمیلتان می‌توانید از سامانه‌های صحت سنجی استفاده کنید.
5) از ارسال مجدد ایمیل نترسید. اگر داده‌ها نشان می‌دهند که کاربری ایمیل شما را باز نمی‌کند، مجدد برای او ایمیل ارسال کنید و اگر این بار نیز باز نکرد حالا با خیال راحت می‌توانید او را از لیست ایمیلتان حذف کنید.
