سامانه مدیریت همایش یا CRM همایش مانند یک دبیرخانه آنلاین می‌باشد که مدیریت همایش را برای شما ساده‌تر می‌کند. از طریق سایت همایش و به کمک این سامانه می‌توانید ارتباط مؤثر و تعامل ساده‌ای بین شرکت‌کنندگان، دبیران اجرایی و علمی همایش برقرار کنید. برگزاری همایش نیازمند مدیریت تعداد زیادی از افراد است و انجام همه کارها به‌صورت دستی بسیار زمان‌بر است. CRM همایش به شما کمک می‌کند که تا با کمک گرفتن از ابزارهای روز بتوانید کارها را با سرعت بیشتر و در زمان کمتری انجام دهید.
CRM یا سامانه مدیریت همایش چیست؟
CRM مخفف Customer Relationship Management و به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است. هر همایشی به‌منظور ساده‌سازی ارتباط برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان می‌تواند از یک CRM استفاده کند.
در سامانه مدیریت همایش به‌سادگی می‌توانید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و گزارش‌های بسیار ارزشمندی از شرکت کنندگان به دست آورید. از داده‌های موجود در این سامانه می‌توانید برای فیلتر کردن ویژگی‌های خاص برای ایجاد لیست‌های منحصربه‌فرد مهمان، ارزیابی ROI همایش، ارسال پیام برای افراد در دسته‌های مشخص و ... استفاده کنید. ROI به معنای نرخ بازگشت سرمایه است، یعنی سود به‌دست آمده بر اساس میزان هزینه انجام شده. همچنین با انتخاب یک CRM همایش درجه‌یک می‌توانید تجربه‌ای منحصربه‌فرد برای شرکت‌کنندگان ایجاد کنید. ترنج نت در این مقاله قصد دارد دلیل و نحوه انتخاب یک سامانه مدیریت همایش را به‌طور کامل برای شما شرح دهد.
چرا انتخاب سامانه مدیریت همایش الزامی است؟
با کمک سامانه دبیرخانه آنلاین همایش می‌توانید مدیریت همایش را در ساده‌ترین حالت ممکن پیش ببرید. در ادامه به بررسی 3 دلیل اصلی که باید CRM همایش انتخاب کنید خواهیم پرداخت.
کارهای دستی به صورت خودکار انجام می شوند.
مدیریت اتوماتیک کارها یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که باید سامانه مدیریت همایش انتخاب کنید. برای اجرای یک همایش موفق می‌بایست مدیریت تسک ها را انجام داده و هر کار را به فرد مناسبی بسپارید. برای همایش‌هایی با تعداد زیاد شرکت‌کنندگان باید کادر اجرایی بزرگی را تشکیل دهید تا بتوانند تمام اطلاعات شرکت‌کنندگان را وارد کنند، مقاله‌ها را دریافت کنند، هر مقاله را برای داور مناسب ارسال کنند و هزاران کار دیگر که زمان زیادی از این افراد می‌گیرد. یک CRM همایش می‌تواند به‌سادگی این کارها را برای شما در چند ثانیه انجام دهد. با انتخاب سامانه دبیرخانه آنلاین همایش می‌توانید زمان کادر اجرایی خود را به کارهای اساسی‌تر مانند تمرکز بر روی روش‌هایی که موجب افزایش ROI می‌شوند متمرکز کنید.
با کمک سامانه مدیریت همایش می‌توانید تجربه مشتری را بهبود ببخشید.
این سامانه به شما کمک می‌کند تا تجربیات مشتری را برای او شخصی‌سازی کنید. ممکن است شما در طول سال همایش‌هایی را برگزار کنید که مهمانان تکراری داشته باشند. تیم شما می‌تواند بر روی تجربیات منحصربه‌فردی که می‌تواند برای یک مهمان رقم بزند تمرکز کند تا حس متفاوتی را برای او به ارمغان آورد. به‌طور مثال شخصی‌سازی ایمیل، شمارش تعداد سال‌هایی که شرکت‌کننده در همایش بوده است و تغییر پنل کاربری او بر این اساس نمونه‌هایی از شخصی‌سازی سامانه برای بهبود تجربه مشتری است.
ذخیره داده‌های شرکت کنندگان ساده تر است.
با توجه به اینکه بسیاری از رویدادها به‌طور سالیانه و مرتب انجام می‌شوند، با کمک داده‌های قبلی و ذخیره‌سازی آنها در سامانه، تیم فروش می‌تواند در آینده از این داده‌ها برای تعریف روش‌های افزایش درآمدزایی استفاده کند. همچنین می‌توانید از داده‌های جمع‌آوری‌شده در CRM همایش برای تعیین ROI نیز استفاده کنید. ROI یا همان نرخ بازگشت سرمایه معمولاً برای همایش‌ها به معنی درآمد حاصل از ثبت‌نام شرکت‌کنندگان همایش می‌باشد.
سامانه مدیریت همایش باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
حال که به الزام وجود سامانه مدیریت همایش پی بردید، خوب است با ویژگی های اصلی که باید این سامانه ها دارا باشند آشنا شوید.
مدیریت خودکار ارتباط با شرکت کنندگان
اصلی‌ترین ویژگی سامانه‌های مدیریت همایش، وجود ابزاری پیام‌رسان و خودکار برای اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان است. با اینکه ارسال ایمیل نیز می‌تواند راهی برای ارتباط باشد اما به دلیل اینکه معمولاً افراد به‌صورت روزانه با تعداد زیادی ایمیل تبلیغاتی مواجه می‌شوند، خیلی از اوقات دیگر به ایمیل‌هایشان توجه نمی‌کنند.
یکی از بهترین راه‌های ارتباط گرفتن با شرکت‌کنندگان، ارسال پیامک است. امکان باز کردن اس‌ام‌اس بخصوص در میان جوان‌تر ها محتمل‌تر از ایمیل است. مواردی که می‌توانید در اس‌ام‌اس برای شرکت‌کنندگان ذکر کنید شامل موارد زیر است:
- همایش را معرفی و زمان آن را اطلاع دهید.
- با میهمانان قبل از برگزاری همایش تعامل داشته باشید، به‌طور مثال به آنها اس ام اس دهید و زمان شروع همایش را اطلاع دهید.
- در روزهای پایانی ثبت‌نام، راه‌های ارتباطی با مسئولین همایش را برای آنها ارسال کنید. به‌طور مثال شماره مستقیم مدیر دبیرخانه‌ی همایش را ارسال کنید تا در صورت بروز مشکل با آنها تماس بگیرند.
- تغییرات ناگهانی مانند شماره سالن یا اتاق برگزاری هر همایش را می‌توانید از طریق اس‌ام‌اس به آنها اطلاع دهید.
- پس از پایان یافتن همایش می‌توانید با ارسال راه‌های ارتباطی مانند لینک شبکه‌های اجتماعی همایش، کانال‌های ارتباطی خود را به آنها معرفی کنید تا همچنین با شما ارتباط داشته باشند.
درست است که اس‌ام‌اس بهترین راه برای برقراری ارتباط با کاربران است اما سیستم مدیریت همایشی را انتخاب کنید که امکان ارسال ایمیل را نیز برایتان فراهم کند. سامانه‌ای را انتخاب کنید که امکان ارسال ایمیل با تمپلیتی مشخص، بررسی نرخ کلیک و باز شدن ایمیل را به شما بدهد.
امکان ثبت‌نام آنلاین
هر سامانه مدیریت همایش باید دارای بخشی برای ثبت‌نام و مدیریت شرکت‌کنندگان باشد. با توجه به اینکه شرکت‌کنندگان در همایش به چند دسته متفاوت مانند: دانشجو، اعضای هیئت‌علمی و عضو آزاد تقسیم می‌شوند، در این سامانه باید امکان سفارشی‌سازی آیتم‌های فرم ثبت‌نام وجود داشته باشد. سامانه ثبت‌نام باید به گونه ای باشد که امکان دریافت مدارک در لحظه ثبت‌نام و یا ثبت‌نام توسط مدیر همایش نیز در آن فراهم باشد.
امکان ذخیره‌سازی اطلاعات میهمانان
داده‌های افراد شرکت‌کننده در یک همایش می‌تواند در آینده بسیار به شما کمک کند، سیستم مدیریت همایشی را انتخاب کنید که امکان ذخیره هرچه بیشتر اطلاعات شرکت‌کنندگان را برای شما فراهم کند. این اطلاعات شامل لیستی از علایق، اطلاعات سنی و تحصیلی هر شرکت‌کننده است که در آینده و برای برگزاری رویدادهای مجدد به کار شما می‌آید. یک همایش در صورتی موفق است که بتواند شرکت‌کنندگان مناسبی را جذب کند. با کمک این داده‌ها می‌توانید همایش‌های بعدی خود را هوشمندانه‌تر برگزار کنید.
تعامل مؤثر با سایر شبکه‌های اجتماعی
ممکن است همایش شما در سایر شبکه‌های اجتماعی نیز فعال باشد، پس سایت همایش و سامانه آن باید به گونه باشند که بتوانند آخرین اطلاعات و یا پست‌های منتشرشده در شبکه‌های اجتماعی را نمایش بدهند. به‌طور مثال سامانه دبیرخانه آنلاین ترنج نت امکان نمایش آخرین پست‌های پیج اینستاگرام بر روی وب‌سایت برای شما فراهم کرده است.
بهترین ویژگی سامانه مدیریت همایش امکان داوری آنلاین مقالات است.
شرکت‌کنندگان باید بتوانند به‌صورت مستقیم و از طریق پنل خود مقاله خود را ثبت کنند. بهتر است مقالات آپلود شده توسط کاربران بر اساس تخصص هر داور برای او ارسال می‌شود و پس از بررسی توسط داور، نمره نهایی برای هر مقاله ثبت و توضیحات مرتبط نیز به‌منظور اصلاح مقاله برای شرکت‌کننده ارسال شود. مدیر سامانه دبیرخانه آنلاین باید بتواند داوران را در سامانه ثبت کند و یا از بین شرکت‌کنندگان افرادی را برای داوری انتخاب کند. یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های این بخش سامانه دبیرخانه آنلاین ترنج نت امکان میانگین‌گیری از نمرات یک دارو به مقالات است.
امکان پرداخت آنلاین
سامانه مدیریت همایش باید امکان تعریف هزینه برای هر همایش را دارا باشد. در این سامانه شما باید بتوانید بسته‌های خدماتی مختلفی را تعیین و قیمت‌گذاری کنید تا هر شرکت‌کننده بر اساس خدماتی که دریافت می‌کند هزینه موردنیاز را پرداخت کند. در ترنج نت علاوه بر پرداخت آنلاین می‌توانید فیش بانکی نیز ثبت کنید. بخش پرداخت آنلاین سامانه باید به‌گونه‌ای باشد که امکان مدیریت و گزارش‌گیری از سفارشات و پرداخت‌های انجام‌شده را دارا باشد.
چاپ گواهینامه و ارسال به صورت اتوماتیک
اصلی‌ترین دغدغه تیم اجرایی یک همایش پس از پایان آن، صدور و ارسال گواهینامه‌های افراد شرکت‌کننده در همایش است. سامانه هوشمند مدیریت همایش باید دارای بخشی برای صدور و ارسال گواهینامه به آدرس ثبت‌شده در هنگام ثبت‌نام افراد باشد.
جمع‌بندی از سامانه مدیریت همایش
برای اتوماتیک کردن تمام وظایف کادر اجرایی همایش، می‌توانید از سامانه‌های دبیرخانه آنلاین همایش‌ها استفاده کنید. این سامانه‌ها باید دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی باشند تا بتوانند تمام نیازهای برگزارکنندگان همایش را پاسخ دهند. ویژگی‌هایی نظیر: اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام آنلاین، امکان دریافت و داوری در سامانه، پرداخت آنلاین و گزارش‌گیری از اصلی‌ترین مواردی است که یک سامانه مدیریت همایش باید دارا باشد.
