برای برگزاری یک همایش باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید تا هم بتوانید همه‌ی کارها را در زمان موردنظرتان انجام داده و به اتمام برسانید و هم استرس‌های پیش آمده در طول همایش را به سادگی مدیریت کنید. در این مقاله قرار است نکاتی که پیش و پس از برگزاری رویداد عالی باید در نظر بگیرید را شرح دهیم.
موارد مهم برای داشتن رویدادی موفق
برای برگزاری رویدادی موفق باید مجموعه از موارد مهم را در نظر داشته باشید. این موارد اگر همگی در کنار هم باشند، منجر به نتیجه ای مطلوب شده و در صورتی که یکی از این بخش های مهم را نادیده بگیرید، ممکن است با شکست مواجه شوید. برای جلوگیری از این اتفاق ناگوار علاوه بر رعایت موارد زیر بهتر است از بزرگترین اشتباهاتی که برگزارکنندگان رویداد مرتکب می‌شوند نیز دوری کنید.
طراحی سایت برای همایش
اولین قدم پس از تصمیم‌گیری برای برگزاری یک رویداد عالی، طراحی سایت است. داشتن وب‌سایت شما را حرفه‌ای تر نشان می‌دهد و اعتماد بیشتری نیز برایتان به وجود می‌آورد. کاربران در سایت همایش می‌توانند مقالاتشان را آپلود کنند، برای شرکت در کارگاه‌ها ثبت‌نام کنند، برنامه زمانی همایش را ببینند و هزینه حضور در رویداد را به صورت آنلاین پرداخت کنند. داوران نیز می‌توانند مقالات ارسال شده را داوری و امتیازدهی کنند. در سایت همایش تمام وظایف افراد دبیرخانه مانند دسته‌بندی افراد، گزارش‌گیری از سفارشات و پرداخت‌ها و اطلاع‌رسانی به متقاضیان به صورت کاملاً اتوماتیک انجام می‌شود. حال که با مزیت‌های داشتن وب سایت همایش آشنا شدید، شاید این سؤال برایتان مطرح شود که مراحل ساخت سایت به چه صورت است؟ چگونه می‌توانیم یک وب سایت همایش داشته باشیم؟ برای طراحی سایت همایش کافیست سه گام زیر را طی کنید:
1. انتخاب دامنه
اولین قدم برای داشتن یک وب سایت، انتخاب دامنه آن است. دامنه در واقع همان آدرسی است که شما با نوشتن آن در مرورگرتان وارد سایت می‌شوید. هر دامنه از دو بخش نام دامنه و پسوند تشکیل‌شده است، برای مثال در سایت www.toranjnet.com، نام دامنه Toranjnet و پسوند com. می‌باشد. برای داشتن یک رویداد عالی بهتر است نام دامنه‌ای متناسب با رویدادتان انتخاب کنید تا ماندگاری آن در ذهن مخاطب بالاتر رود.
2. خریداری هاست
دومین قدم انتخاب هاست مناسب است، هاست فضایی است که شما اطلاعات وب سایتتان را در آن بارگذاری میکنید. در این فضا می توانید ایمیلی نیز با پسوند آدرس سایت بسازید و با آن ایمیل با مخاطبین در ارتباط باشید.
3. طراحی و برنامه نویسی وب سایت همایش
قدم آخر نیز طراحی و برنامه‌نویسی تمام امکاناتی است که یک وب سایت همایش نیاز دارد؛ ثبت‌نام و دسته‌بندی آنلاین کاربران، دریافت آثار و مقالات، قابلیت پرداخت آنلاین، صدور کارت و گواهینامه و یا هر خدمت دیگری که مدنظرتان است. برای انجام این کار حداقل نیاز به دو نفر، یک طراح UI/UX و یک برنامه‌نویس حرفه‌ای دارید. در صورتی که اولین بار است می‌خواهید این کار را انجام دهید خوب است بدانید که طی کردن این مسیر می‌تواند هزینه‌های زیادی برایتان به وجود آورد. با سپردن این کار به متخصصین این حوزه، هم خیالتان از بابت کیفیت کار راحت است و هم هزینه‌ی کمتری برای وب سایتتان می‌پردازید. تیم ترنج نت با سامانه دبیرخانه آنلاین همایش خود برای برگزاری رویداد عالی همراه شما خواهد بود و سایتی تمام‌عیار برایتان طراحی خواهد کرد. برای مشاهده نمونه کارها و مشاوره رایگان با ما در ارتباط باشید.
اطلاع رسانی و بازاریابی رویداد
هنگام بازاریابی یک رویداد احتمالاً این سؤال برایتان پیش می‌آید که چگونه می‌توان مخاطبین را از این همایش آگاه کرد، با پیشرفت تکنولوژی روش‌های بازاریابی و اطلاع‌رسانی نیز گسترش یافته‌اند. مهم‌ترین کاری که در این مرحله باید انجام دهید، انتخاب جامعه هدفتان است. در این مسیر باید مخاطب را شناسایی کنید مثلاً از روی شغل افراد، محل زندگی‌شان و یا عضویت در یک انجمن خاص آن‌ها را پیدا کنید و با کمک محتوایی جذاب فرآیند اطلاع‌رسانی و بازاریابی را شروع کنید.
طراحی پوستر یکی از ابتدایی‌ترین کارهایی است که می‌توانید انجام دهید، بهتر است زمان و مکان برگزاری، موضوع همایش، آدرس سایت و راه‌های ارتباطی را در متن پوستر قرار دهید. می‌توانید پوستر را به صورت مستقیم برای ایمیل افراد یا شبکه‌های اجتماعی‌شان بفرستید.
یکی از جدیدترین روش‌های دعوت از مخاطبین برای حضور در یک رویداد عالی، ایمیل مارکتینگ است. با طراحی ایمیل دعوتنامه همایش و داشتن لیست ایمیلی علاقه مندان به موضوع همایش، می توانید با کمک ایمیل مارکتینگ تعداد زیادی مخاطب جذب کنید. تیم بازاریابی ترنج نت با ارائه مشاوره تخصصی به شما کمک می‌کند تا بتوانید مخاطبین هدف خود را شناسایی کرده و نوع بازاریابی مؤثر برای این‌گونه افراد را انتخاب کنید. با استفاده از سامانه تحت وب ایمیل مارکتینگ ترنج نت نیز می‌توانید دعوت نامه ایمیلی طراحی کرده و برای مخاطبین‌تان ارسال کنید.
ارزیابی و برگزاری یک رویداد عالی
یکی از جذاب‌ترین بخش‌های وب‌سایت همایشی ترنج نت دریافت آثار و مقالات و داروی آن‌ها به صورت آنلاین است. با کمک سامانه مدیریت و پذیرش مهمان نیز می‌توانید اسامی افرادی که در همایش‌ها شرکت داشته‌اند را استخراج کرده و به صورت اتوماتیک برای آن‌ها گواهینامه صادر کنید. انجام اتوماتیک این کار بخش زیادی از استرس شما در روز برگزاری رویداد را کم می‌کند.
مهم‌ترین کاری که پس از اتمام همایش باید انجام دهید، ارزیابی رویداد است. با استفاده از اطلاعات مخاطبین در سایت برای آن‌ها ایمیلی ارسال کنید و سوالاتی نظیر نحوه برگزاری، میزان رضایتمندی و انتقادات و پیشنهادات را از آن‌ها بپرسد، می‌توانید این سؤالات را در فرمی انتهای ایمیل تشکر نیز قرار دهید. این نظرسنجی برای برگزاری هر چه بیشتر یک رویداد عالی در آینده بسیار به شما کمک می‌کند.
نتیجه گیری از موارد موثر در برگزاری رویداد عالی
همانطور که در مطلب بالا دیدید، با پایان یافتن رویداد کار شما تمام نمی شود. بلکه علاوه بر مواردی که باید قبل از برگزاری رویداد باید انجام دهید، ارزیابی رویداد قدم بسیار بزرگی برای برگزاری همایش های آتی خواهد بود. تیم متخصصین ترنج نت در تمامی این مسیر در کنار شما خواهد بود. امیدواریم که رویداد خود را با موفقیت به پایان برسانید.
